29/06/2020 0

Mẹo giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả

Mẹo giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay giúp cho việc hạch toán kế toán được thuận tiện. Hơn nữa, quá trình lập và gửi hóa đơn tới khách hàng cũng được thực hiện nhanh chóng, bảo mật. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ đang quan tâm tới quy định về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, về các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử mà chưa thực sự để tâm tới việc quản lý hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp mình. Cách quản lý hóa đơn đúng cách và đạt hiệu quả cao nhất sẽ được gửi đến quý bạn đọc qua bài viết này.

1. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp

Các doanh nghiệp, đơn vị cần theo dõi những nguyên tắc sau đây để sử dụng hóa đơn đúng cách:

– Tại thời điểm mà doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, nếu như trước đó vẫn còn hóa đơn giấy chưa sử dụng hết thì cần phải tiến hành hủy hết toàn bộ hóa đơn giấy, sau đó mới được sử dụng hóa đơn điện tử.

– Trong quá trình giao dịch, bên bán hàng cần phải có trách nhiệm gửi hóa đơn mua hàng cho bên mua hàng khi giao dịch đã kết thúc. Trong quá trình mua hàng, giữa bên bán hàng và bên mua hàng cần phải thống nhất về phương thức gửi và nhận hóa đơn điện tử.

– Nếu bên mua hàng lập hóa đơn điện tử đúng với thời hạn quy định nhưng bên mua lại không gửi hóa đơn này đến Cơ quan thuế đúng thời hạn quy định thì người chịu trách nhiệm không phải bên mua hàng. Bên cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ phải chịu trách nhiệm về việc này.

– Đối với những hóa đơn giấy được chuyển sang từ hóa đơn điện tử, hóa đơn đó chỉ có giá trị khi kế toán sử dụng để ghi sổ và theo dõi đúng với quy định. Trong quá trình giao dịch và thanh toán, hóa đơn giấy sẽ không có hiệu lực.

– Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn cách lưu trữ hóa đơn điện tử của riêng mình sao cho phù hợp với đặc thù cũng như công nghệ của doanh nghiệp đó. Tuy nhiên các doanh nghiệp vẫn cần phải lưu ý, dù sử dụng phương thức lưu trữ nào thì vẫn phải đảm bảo hóa đơn được lưu trữ đầy đủ và đúng với thời hạn quy định.

hóa đơn điện tử

2. Nguyên tắc quản lý hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp

Dựa theo Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các doanh nghiệp có thể quản lý hóa đơn dựa trên những nguyên tắc sau:

-Trong quá trình bán hàng hóa và dịch vụ, bên bán hàng cần phải lập hóa đơn có mã của cơ quan Thuế hoặc lập hóa đơn nhưng không có mã của cơ quan Thuế sau đó giao lại hóa đơn này cho người mua hàng theo đúng quy định.

– Khi sử dụng hóa đơn điện tử, bên bán hàng cần phải tuân thủ đúng những quy định của pháp luật về hóa đơn.

– Không phải bất cứ doanh nghiệp nào cũng được sử dụng hóa đơn điện tử có mã. Cơ quan thuế sẽ dựa vào những thông tin mà doanh nghiệp cung cấp ở trong hóa đơn để quyết định có cung cấp mã hay không.

Về việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử

– Hóa đơn điện tử sẽ được doanh nghiệp bảo quản và lưu trữ bằng phương pháp điện tử.

– Các doanh nghiệp sẽ được phép lựa chọn hình thức lưu trữ hóa đơn dựa trên khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

Những lợi ích của việc nộp thuế điện tử đối với doanh nghiệp 

Vì sao doanh nghiệp cần sớm sử dụng hóa đơn điện tử?

– Trong quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp, đơn vị cần phải đảm bảo các yếu tố:

a. Kế toán viên cần phải đảm bảo hóa đơn được lưu giữ đầy đủ, vẹn toàn, không bị thay đổi trong suốt quá trình lưu trữ hóa đơn.

b. Hóa đơn điện tử phải được đảm bảo lưu trữ đúng thời hạn và đúng theo quy định của Luật kế toán.

c. Khi cần hoặc khi cấp trên có yêu cầu, hóa đơn điện tử cần phải được in ra giấy để sử dụng.

d. Trong quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử, nếu như đã lưu trữ đủ thời hạn mà không có yêu cầu khác của cơ quan chủ quản thì doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn tùy ý. Việc hủy những hóa đơn đã đến hạn sẽ không gây ra bất cứ ảnh hưởng gì cho doanh nghiệp và cho những dữ liệu trên hóa đơn chưa hủy.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

© Copyright 2018. Made with love by Tinnoithat.net.