02/03/2020 0

Từ A đến Z về quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử

Từ A đến Z về quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử

Lưu trữ hóa đơn điện tử là cách để các đơn vị kế toán lưu giữ lại hệ thống thông tin được kê khai trên hóa đơn một cách khoa học và đảm bảo tính pháp lý nhất. Pháp luật Việt Nam hiện hành có hẳn những điều luật quy định dành riêng cho quy trình lưu trữ này. Quy định đó được thể hiện như sau:
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC, để lưu trữ hoá đơn điện tử cần:
Bên bán và bên mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Còn đối với trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của đơn vị trung gian cung cấp hóa đơn điện tử thì đơn vị này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn 10 năm. Riêng đối với bên bán hoặc bên mua là đơn vị kế toán và đơn vị trung gian cung cấp hóa đơn điện tử phải có trách nhiệm sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như: đĩa flash USB, đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến,…

lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đã lập khi muốn lưu trữ phải thoả mãn các điều kiện sau:
– Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập, tìm kiếm và sử dụng được để đối chiếu khi cần thiết;
– Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính hình dạng mà ban đầu được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong hình dạng cho phép với điều kiện phải thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó;
– Phải được lưu trữ theo một cách thức nhất định đồng thời cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
Như vậy, hoá đơn điện tử sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (thông thường là 10 năm). Khi thực hiện lưu trữ hoá đơn điện tử, dữ liệu được lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất vì nhiều nguyên nhân như: vi- rút, hỏng ổ cứng,… Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác để tránh việc mất hoàn toàn dữ liệu ban đầu.
Từ những vấn đề đã đề cập bên trên, có thể nói việc tìm hiểu thông tin đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử một cách chi tiết, kỹ càng là công việc cực kỳ hệ trọng và cần thiết. Không chỉ vì vấn đề bảo mật thông tin, lưu trữ hóa đơn điện tử còn là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử. Chính vì những ảnh hưởng đó mà doanh nghiệp cần cẩn trọng và cân nhắc khi chọn đơn vị phát hành.

https://tinnoithat.net/cac-mau-hoa-don-dien-tu-moi-nhat-theo-tt682019/

https://tinnoithat.net/cach-giup-dn-dang-ky-tai-khoan-nop-ho-so-khai-thue-qua-mang/

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

© Copyright 2018. Made with love by Tinnoithat.net.